catatan ''Kang Hasan''

1.       Hakikat Surat Resmi

Surat resmi atau surat dinas ialah komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Menurut Arifin (1987:6) surat resmi adalah surat yang oleh suatu badan perusahaan, organisasi atau instansi tertentu. Oleh sebab itu, surat itu dapat berupa surat niaga, surat sosial, dan surat dinas.

Kosasih, dkk. (2003:16) mengatakan bahwa surat resmi atau surat dinas adalah surat yang digunakan dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah maupun dinas swasta. Surat ini umumnya bersifat resmi dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

Surat resmi ialah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha, organisasi atau instansi tertentu (Arifin, 1987:6). Sedangkan menurut Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi yang lain dan dari instansi kepada perseorang atau sebaliknya.

Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat dinas atau resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapt dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.

Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat resmi adalah bentuk komunikasi tulis dari satu pihak kepada pihak lain yang berisi masalah kedinasan atau administrasi.

2.      Pengertian dan Fungsi Surat Resmi

Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang dapat menghubungkan seseorang dengan orang lain, seseorang dengan kelompok, kelompok dengan kelompok, atau kelompok dengan seseorang dalam jarak yang berjauhan. Diantara sekian banyak sarana komunikasi yang tersedia, surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia berkomunikasi, yaitu biaya relatif rendah, dapat berkomunikasi sesuai dengan kehendak secara lengkap, dan dapat diarsipkan sebagai bukti (Arifin, 1987:1).

Menurut Sudarsa, dkk. (1992:3), surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi.

Soedjito dan Solchan (1999:1), mendefinisikan surat resmi dari beberapa segi. Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan, pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya dan menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula di dalam surat. Ditinjau dari wujud peraturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi, sejenis dengan ragam percakapan seperti yang biasa dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efektif, efisien, ekonomis, dan praktis.

Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Sebagai sarana komunikasi, sebuah surat dapat pula berfungsi sebagai utusan organisasi atau instansi yang bersangkutan, bukti tertulis dalam berbagi perjanjian dan kegiatan, bukti historis dalam berbagai kegiatan masa lampau, sebagai pedoman untuk melanjutkan usaha dan hubungan kerjasama, dan alat pengingat berbagai kegiatan masa lampau (Arifin, 1987:1).

Menurut Sudarsa, dkk. (1992: 3), selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan, alat bukti tertulis, alat untuk mengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.

Surat mempunyai fungsi sebagai bukti historis. Fungsi surat sebagai bukti historis misalnya pada surat-surat yang bersejarah. Surat dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai kegiatan yang terjadi pada masa lampau. Surat merupakan bukti kuat karena informasi yang disampaikan melalui surat tidak akan berubah dari wakru ke waktu sesuai dengan keadaan.

Fungsi surat sebagai bukti tertulis berarti surat dapat dijadikan sebagai bukti nyata dalam suatu perjanjian atau kegiatan, misalnya berupa surat perjanjian. Dalam suatu perjanjian, apabila terjadi perbedaan antara kedua pihak, surat tersebut dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah.

Surat juga mempunyai fungsi sebagai alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan. Surat yang dijadikan arsip dapat digunakan sebagai alat pengingat berbagai kegiatan masa lampau. Dengan surat-surat yang diarsipkan, hal-hal yang telah terlupakan dapat diingat kembali sehingga dapat menyelesaikan suatu masalah yang memerlukan bukti-bukti yang telah terlupakan.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai utusan organisasi atau instansi, bukti tertulis, bukti historis, alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan, dan pedoman kerja.