catatan ''Kang Hasan''

Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal berbagai jenis surat. Surat-surat dapat diklasifikasi menjadi beberapa jenis berdasarkan segi-segi tertentu, yang meliputi: (a) wujud surat, (b) si pembuat surat, (c) isi surat, (d) keamanan isi, (e) ruang lingkup, (f) jumlah pembaca, (g) si pembuat surat.

a)      Berdasarkan wujud surat

Berdasarkan wujud surat, sebuah surat dapat dibedakan atas kartu pos, warkat pos, surat bersampul, dan telegram.  

Kartu pos merupakan tempat menulis surat yang terbuat dari kertas karton tipis ukuran 15 x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum Postel. Di atas kertas berbentuk inilah orang menulis surat. Surat yang berbentuk kartu ini disebut pula dengan kartu pos (Arifin, 1987:2). Isi berita yang ditulis pada kartu pos harus singkat dan penulis hanya dapat menulis berita yang tidak bersifat rahasia karena surat ini dikirim tanpa menggunakan sampul surat.

Warkat pos ialah lembaran kertas surat yang dicetak dan diedarkan oleh Perum Postel. Pada bagian dalam kertas dapat ditulis dengan berita, sedangkan pada bagian luar berisi blangko untuk menulis alamat surat. Warkat pos dapat digunakan untuk menulis hal-hal yang tidak sepantasnya dibaca oleh orang lain.

Surat bersampul ialah surat yang dikirimkan dengan menggunakan sampul surat. Surat bersampul sering dianggap lebih baik dari kartu pos dan warkat pos karena lebih terjamin kerahasiaan isinya, dapat menuli surat lebih panjang, dan umumnya dianggap sebagai surat yang lebih sopan dan berwibawa.

Telegram ialah berita yang dikirimkan dari jarak jauh dengan sarana pesawat telegrap. Biaya pengiriman telegram dihitung berdasarkan jumlah kata yang terdapat dalam surat. Oleh sebab itu, cara menulis berita dalam telegram harus dibatasi dan dilakukan sesuai petunjuk.

b)      Berdasarkan si pembuat surat

Jenis surat berdasarkan si pembuat surat dibedakan atas surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi (Sudarsa, dkk., 1992:3). Surat-menyurat pribadi timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antaranak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat pribadi ialah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Karena sifatnya akrab dan santai, dalam surat pribadi biasa digunakan bahasa ragam akrab atau santai.

Surat resmi ialah surat yang dibuat oleh suatu badan perusahaan, organisasi, atau instansi tertentu (Arifin, 1987:6). Oleh sebab itu, surat resmi dapat berupa surat niaga, surat sosial, dan surat dinas. Menurut Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.

c)      Berdasarkan isi surat

Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat keluarga, surat setengah resmi, surat sosial, surat niaga, surat dinas.

Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.

Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi teetentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.

Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.

Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin, 1987:7). Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

d)     Berdasarkan keamanan isi

Surat dapat pula dibedakan berdasarkan keamanan isinya meliputi surat sangat rahasia, rahasia, konfidensial, dan surat biasa.

Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS ( sangat rahasia). Surat sangat rahasia tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan keamanan negara. Contohnya adalah dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen dari negara tetangga, dan dokumen di kalangan kemiliteran. Surat sangat rahasia dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dengan kode SR atau SRHS, sampul ketiga ditulis dengan alamat seperti surat biasa.

Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu dapat merugikan instansi, organisasi, atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia dikirim dengan menggunakan sampul rangkap dua. Sampul pertama (di dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul ke dua (di luar) ditulis dengan alamat seperti surat biasa.

Surat konfidensial adalah surat yang isinya hanya diketahui oleh beberapa pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas dan dipertimbangkan sebelum diinformasikan pada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya adalah hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.

Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa dan bukan rahasia. Apabila surat tersebut diketahui oleh orang lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contoh surat biasa adalah surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.

e)      Berdasarkan ruang lingkup pemakainya

Berdasarkan ruang lingkup pemakaiannya, sebuah surat dapat pula dibedakan atas memorandum, nota, dan surat biasa.

Memorandum atau memo ialah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Memo dibuat oleh pihak atasan pada bawahan, atau sebaliknya. Memo hanya digunakan dalam ruang lingkup terbatas, yaitu berlaku untuk intern kantor atau instansi yang bersangkutan saja.

Nota ialah sejenis memorandum yang hanya dibuat oleh pihak atasan kepada pihak bawahan untuk meminta data, informasi, memberi petunjuk, dan lain-lain. Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas, tetapi lebih ringkas dan jelas.

Surat biasa ialah surat yang dapat dikirimkan kepada orang lain, baik di dalam maupun di luar kantor atau instansi yang bersangkutan. Apabila memo dan nota hanya dipakai untuk intern kantor atau instansi yang bersangkutan saja, surat biasa ialah surat yang dapat dikirimkan kepada orang lain, baik di dalam maupun di luar kantor atau instansi yang bersangkutan.

f)       Berdasarkan jumlah pembaca

Berdasarkan jumlah pembaca, surat dapat dibedakan atas pengumuman, surat edaran, dan surat biasa. Pengumuman ialah surat yang ditujukan kepada pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum. Pengumuman dapat dilakukan untuk ruang lingkup terbatas atau yang lebih luas. Misalnya untuk intern suatu instansi, antarinstansi, atau pada masyarakat luas. Pengumuman dapat disebarluaskan dengan beberapa cara, yaitu dengan mengedarkan sebagai surat edaran, memasang di papan-papan pengumuman, dan memasangnya di koran atau majalah sebagai iklan.

Surat edaran ialah surat yang dikirim kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor atau instansi yang bersangkutan. Isi surat ini adakalanya hanya untuk diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas. Surat edaran sering juga disebut sirkuler.

Surat biasa ialah surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu. Dalam hal ini yang dimaksud dengan surat biasa ialah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang pada alamat tetentu untuk dibacanya sendiri.

Dari beberapa jenis surat di atas, dapat disimpulkan bahwa surat resmi atau surat dinas merupakan jenis surat yang didasarkan pada si pembuat surat dan isi surat.